"Quanto tempo ha richiesto la transizione?" e "Quali sfide e quali vantaggi?"
Le risposte a queste e ad altre domande in questo articolo oltre alle conclusioni di una recente indagine condotta su 630 aziende che hanno compiuto "il grande passo".
Nei mesi di maggio e giugno 2002 la Japan Quality Assurance Organization (JQA), ovvero l'Associazione giapponese che si occupa di definire i parametri nazionali per l'assicurazione della qualità in Giappone, ha condotto una indagine su 730 aziende presenti nel paese che, già certificate secondo la vecchia ISO 9001:1994, all'epoca dell'indagine avevano portato a termine la transizione secondo la nuova ISO 9001:2000.
La ISO 9001:2000 è stata pubblicata il 15 dicembre 2000: da quella data le aziende intenzionate ad effettuare il passaggio dalla vecchia versione 1994 alla versione 2000 della norma hanno avuto a disposizione tre anni di tempo per portare a termine il processo.
La JQA ha pertanto deciso di coinvolgere quelle organizzazioni che hanno scelto di cavalcare l'onda di questo processo piuttosto che di seguirne semplicemente la scia.
L'obiettivo dell'indagine è stato quello di mettere in luce quanto tempo è stato necessario per mettere in atto la transizione, le eventuali difficoltà emerse nel corso del processo, le reazioni delle aziende di fronte ai requisiti fondamentali che caratterizzano la versione 2000 della norma e i vantaggi generati dalla transizione.
I risultati della ricerca sono la sintesi delle risposte pervenute da 630 aziende sulle 730 coinvolte: un riscontro piuttosto alto che si attesta su valori pari all'82,6%.
Questi i principali risultati emersi dall'indagine.

1) Quanto tempo ha richiesto la transizione?
In alcuni casi il processo ha richiesto un periodo di realizzazione inferiore ai tre mesi, in altri ne sono occorsi più di dodici. Circa il 60% delle aziende ha completato la transizione entro l'anno, il 24,5% entro sei mesi, il 2,8% entro tre, mentre il 13,2% ha impiegato più di un anno.
Interessante notare come la durata del periodo necessario alla transizione sia stata proporzionale alle dimensioni aziendali: tanto più l'azienda era piccola, tanto più il lasso di tempo necessario al completamento del processo si è rivelato breve (vedi grafico 1.1).
Prima di dare avvio alla transizione le aziende si sono ben documentate e si sono avvalse di diverse forme di supporto; tra gli strumenti più frequentemente utilizzati figurano la consultazione dei valutatori (o auditor), la frequentazione di seminari di aggiornamento organizzati dal JQA e altre organizzazioni, la consultazione della letteratura disponibile sull'argomento (grafico 1.2).
L'attività di audit ha avuto inizio quasi subito dopo la decisione di effettuare la transizione: presumibilmente e principalmente perché esisteva già all'interno dell'azienda un sistema di gestione per la qualità conforme alla ISO 9001:1994 dal quale partire e poi perché le aziende si sono affrettate a raccogliere informazioni utili sull'argomento.
Oltre la metà delle aziende ha formulato le proprie risposte alla luce di un'esperienza di adozione della ISO 9001:2000 inferiore all'anno, il 27,4% ha risposto sulla base di un'esperienza di sei mesi, mentre il 21,2% al momento di rispondere alla indagine aveva operato in conformità alla ISO 9001:2000 per un periodo maggiore di dodici mesi (grafico 1.3).

2) Perché la decisione di affrontare subito la transizione?
Essenzialmente, le aziende hanno deciso per un immediato avvio del processo di transizione in base alle aspettative nutrite sull'efficacia della nuova norma; inoltre si è cercato, tramite un avvio immediato del processo, di evitare il crearsi di una certa confusione all'interno della realtà aziendale dovuta ad un eccessivo trascinarsi nel tempo dei cambiamenti del sistema (grafico 2).
L'intenzione è stata chiaramente quella di rendere la transizione quanto più snella, semplice e leggera possibile, per poterne avvertire subito i vantaggi.
Alcune aziende hanno messo in luce la compatibilità della nuova versione ISO 9001:2000 con la ISO 14001 e come questa si traduca nella possibilità di integrare il sistema di gestione per la qualità con il sistema di gestione ambientale.

3) Quali sono state le aspettative nei confronti della ISO 9001:2000?
"Miglioramento delle prestazioni" (50,1%), "facilità di applicazione" (27,8%): sono queste le aspettative principali rispetto alla ISO 9001:2000 (grafico 3.1).
Le aziende coinvolte nell'indagine della JQA hanno dovuto stilare una classifica dei principali requisiti contenuti nella ISO 9001:2000 in termini di effetto previsto sulle prestazioni del sistema di gestione per la qualità all'interno della propria azienda.
Il 26% circa ha risposto che si aspettava una maggiore efficienza derivante dal requisito di "miglioramento continuo", seguito poi dal requisito riguardante "l'orientamento al cliente" e quello relativo "all'approccio per processi" (vedere grafico 3.2).
Questi risultati sembrano riflettere le aspettative aziendali riguardo ad una maggiore efficienza del sistema di gestione per la qualità.

4) Siete soddisfatti degli effetti ottenuti fino ad oggi dall'adozione dell'ISO 9001:2000?
Il grado di soddisfazione globale rispetto agli effetti del sistema di gestione per la qualità conforme alla ISO 9001:2000 è stato piuttosto elevato, indipendentemente dal settore industriale in cui l'azienda opera e dalle sue dimensioni (grafico 4.1).
Tuttavia il 20% delle aziende coinvolte non ha potuto fornire una risposta definitiva, perché per molte il periodo di operatività con il nuovo sistema di gestione per la qualità era, all'epoca dell'indagine, "ancora troppo breve per poter valutare appieno gli effetti".
Molte aziende hanno attribuito molta più importanza ad aspetti quali lo snellimento del sistema di gestione per la qualità già esistente e l'approccio per processi orientato al consumatore rispetto alla classica "riduzione dei difetti e delle contestazioni" o "la maggiore stabilità del sistema di gestione per la qualità" (grafico 4.2).
Queste risposte sono indice di una probabile migliore comprensione della ISO 9001:2000 rispetto alla precedente e di una maggiore intenzione da parte delle aziende di utilizzare il proprio sistema di gestione per la qualità per diramarne i benefici.
Alcune hanno associato gli "effetti operativi del sistema di gestione per la qualità" agli "effetti del ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act – Pianificare, Fare, Verificare ed Agire)", nonché ad una "maggiore vicinanza al tessuto economico reale " e alla "coerenza con il piano gestionale". Alcune aziende hanno inoltre enfatizzato gli effetti positivi che il nuovo sistema di gestione per la qualità esercita nell'incentivare l'impegno da parte del corpo dirigente.

5) Quali risultati tra quelli preventivati sono stati effettivamente raggiunti con la transizione alla ISO 9001:2000?
Quasi tutte le aziende hanno risposto a questa domanda e molte fornendo anche più di una sola risposta.
La maggior parte ha scelto di attuare una transizione "creativa", tenendo conto delle proprie peculiarità aziendali, per ottenere da questo processo il massimo miglioramento possibile del proprio sistema di gestione per la qualità.
La pianificazione ha agito su diversi fronti e ha riguardato aspetti quali la semplificazione del manuale della qualità e della documentazione ad esso pertinente, un maggiore orientamento al consumatore e al mercato, un rafforzamento della coerenza del sistema e dei suoi legami con i piani aziendali, i progetti per moltiplicare gli effetti della gestione dall'alto verso il basso e viceversa, il miglioramento dei sistemi informatici come per esempio la documentazione elettronica (vedere grafico 5.1).
Se ne deduce quindi che le aziende si stanno impegnando per migliorare e rafforzare il proprio sistema di gestione per la qualità, alla luce delle passate esperienze.
Per ciò che riguarda la gestione della documentazione, la maggior parte delle aziende ha compiuto una revisione dei documenti fondamentali, ovvero del manuale per la qualità, in conformità ai nuovi requisiti, mantenendo però inalterati i documenti ad esso correlati secondo la versione 1994.
La versione 2000 della ISO 9001 sembra coinvolgere soprattutto la gestione agli alti livelli, meno significativa sembra invece la sua influenza sugli altri.
Più del 30% delle aziende ha cercato di rendere i manuali più comprensibili. Questo potrebbe significare che in molti casi la revisione dei manuali ha rappresentato una buona occasione per rendere più facilmente fruibile il sistema di gestione per la qualità all'interno dell'azienda.
Per contro, una minoranza ha preferito mantenere la documentazione già esistente praticamente invariata (vedere grafico 5.2).

6) Quali sono state le difficoltà riscontrate nel processo di transizione?
L'indagine richiedeva che le aziende esponessero le perplessità nutrite inizialmente in merito alla transizione, spiegando in che modo fossero aumentate o diminuite nel corso del processo.
In linea di massima le perplessità in merito alle possibili difficoltà finali si sono alleggerite nel corso della transizione. Questo significa che in molti casi il processo è stato molto più morbido del previsto.
E' vero invece che "il personale dell'azienda ha dimostrato di comprendere con molta più difficoltà del previsto i requisiti richiesti dalla ISO 9001:2000" (vedere grafico 6.1).
"L'approccio ai processi" ed il "monitoraggio e la misurazione dei processi" sono state le sfide più sentite nella fase di adattamento del preesistente sistema di gestione per la qualità ai requisiti della ISO 9001:2000 (vedere grafico 6.2).
Il punto 6.3 dell'indagine condotta dalla JQA richiedeva una previsione sui problemi previsti per il futuro. Tra i più frequentemente citati vi sono quelli relativi alle misure da prendere per migliorare ulteriormente il sistema di gestione per la qualità attraverso programmi mirati ad un maggiore orientamento al cliente e gli sforzi per assicurare un miglioramento costante anche delle prestazioni.
L'altra grande sfida, la capacità di fare comprendere il nuovo sistema di gestione della qualità e la sua applicazione al personale aziendale (vedere grafico 6.3).

I trend
L'indagine condotta dalla JQA è servita a mettere in luce i seguenti trend:

1. per le aziende il passaggio dal sistema di gestione per la qualità secondo la ISO 9001:1994 a quello conforme alla ISO 9001:2000, deve comportare un miglioramento delle prestazioni;
   
2. le aziende sono fortemente motivate a rendere operativa la ISO 9001:2000;
   
3. le aziende richiedono che la ISO 9001:2000 venga pienamente assimilata da tutta l'organizzazione aziendale;
   
4. gli auditor sentono la necessità di una maggiore armonizzazione nell'interpretazione degli audit;
   
5. si richiede un maggiore ricorso agli audit effettuati da organismi di terza parte per l'attivazione dei sistemi di gestione per la qualità all'interno delle aziende.

Al momento le sfide più impegnative per le aziende sono rappresentate dal tentativo di alleggerire "il fardello" della transizione in modo che il processo risulti il più semplice possibile, garantendo comunque un'efficace applicazione della ISO 9001:2000. I sistemi e le attività di audit devono essere rafforzati per assicurare un sistema di gestione per la qualità efficace ed efficiente.
A sua volta la JQA si impegna a garantire uno studio serio e costante del continuo evolversi delle esigenze e delle aspettative aziendali allo scopo di migliorare la qualità delle attività di audit.

(Fonte: ISO Management Systems - numero Maggio-Giugno 2003)

17/09/2003